Recruitment via Extranet: Sicher, komfortabel und clever automatisiert

Innovex gehört zur Quintiles Transnational Corp., der Nummer 1 in Deutschland und weltweit, wenn es um Services aus einer Hand für die Healthcare-Industrie geht. Das Portfolio reicht dabei von Outsourcing-Lösungen im Personalbereich bis hin zu Marketing-Support und Consulting. Die Recruitment-Abteilung des Unternehmens ist eine eigenständige Abteilung und zuständig für die Neueinstellung von Pharmaberatern.
Ausgangssituation
Die Zeit war reif für eine neue Software. Das Recruitment von Innovex zeichnet sich besonders aus durch die innovative Arbeitsweise seiner Workflows und die ausgefeilten Details der Abläufe. Um dem auch in der unterstützenden IT gerecht zu werden, bedurfte es eines professionellen Systems. Aber keines der weltweit erhältlichen Systeme konnte den Anforderungen des Unternehmens inhaltlich und in Hinblick auf die Budgetierung gerecht werden.
Anspruch
Auf der einen Seite stand der Wunsch nach einem flexiblen und skalierbaren System, mit dem das Unternehmen jetzt und künftig auf Veränderungen und Wachstum vorbereitet ist. Auf der anderen Seite sollte Rücksicht genommen werden auf viele externe Mitarbeiter, die mögliche Verknüpfung mit angrenzenden Workflows sowie ganz besonders die Sicherheit der schützenswerten persönlichen Daten von Kunden und Bewerbern.
Lösung
»Home of the Brave« empfahl eine Web-basierte Lösung für das Unternehmen unter besonderer Berücksichtigung aller sicherheitsrelevanten Ansprüche. Web-Technologie ist offen und skalierbar, der Browser-basierte Zugriff macht es auch mobilen Mitarbeitern möglich, jederzeit und von überall auf Dokumente zuzugreifen und ihre Daten einzugeben. Die Sicherheit aller Daten wird gewährleistet durch den Einsatz entsprechender Hard- und Software-Komponenten, deren Installation und Pflege »Home of the Brave« in seiner Eigenschaft als Qualitäts-ISP (Internet Service Provider) zuverlässig übernehmen konnte.
Effizientes Daten-Management
Korrekte aktuelle Daten sind das A und O jeder Datenbank. Fehler treten meist dann auf, wenn Datensätze mehrfach an verschiedenen Stellen gespeichert sind und deshalb nicht konsequent gepflegt werden können. Die Datensätze aller Bewerber im Recruitment-System von Innovex sind zentral und sicher abgelegt und kommen vielfältig zum Einsatz. Das System bildet den gesamten Workflow eines Bewerbers oder einer Vakanz von der Erfassung bis zur Platzierung ab. Alles, was in dieser Zeit an Aktionen zu jedem Vermittlungsvorgang stattfindet, wird über das System verwaltet. Die Datenbestände sind daher nicht nur jederzeit verlässlich aktuell sondern werden auch zur weiteren Verarbeitung genutzt, z.B. werden alle relevanten Anschreiben in der Anwendung erstellt und statusabhängig zur Verfügung gestellt bzw. gedruckt. Für einen zeitnahen Workflow versorgt das System die verantwortlichen Personen automatisch mit den für sie relevanten Reports.
Sicher und komfortabel
Die Eingabe der Daten erfolgt durch die Mitarbeiter der Innovex GmbH. Sie werden telefonisch oder persönlich vor Ort entgegen genommen und sofort über eine Web-basierte Oberfläche, die einfach in einem beliebigen Browser dargestellt werden kann, eingegeben. Das ist auch von jedem externen Standort in Deutschland über Extranet möglich. Aus Sicherheitsgründen autorisieren sich die Nutzer über ein spezielles Log-In und greifen grundsätzlich nur Session-basiert auf die Daten zu. Um die gesicherte Übertragung der Daten zu gewährleisten, arbeitet das System über eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) und mit einer SSL-Verschlüsselung.
Clever automatisiert
Für die Abfrage der Daten, zum Beispiel bei der Suche nach Vakanzen oder Stellenangeboten, können Bewerber mit bestimmten Profil-Merkmalen gesucht und ihre Unterlagen über einen persönlichen integrierten Kalender terminbezogen zusammengestellt werden. Durch eine entsprechende Statusverwaltung ist es jederzeit möglich, Bewerberdaten sowohl individuell als auch global auszuwerten. Mit Hilfe ausgeklügelter Profil- und Filterprinzipien stellen regionale Ressourcen-Manager deshalb schnell maßgeschneiderte Teams zusammen. Für die Kunden von Innovex macht sich das durch eine besonders pünktliche (just-in-time) und individuelle (on-demand) Kandidatenauswahl für die Projekte deutlich bemerkbar. Geplant ist es darüber hinaus, ein automatisiertes Matching anzubieten, das die Ressourcen Manager unterstützt, indem es durch individuelles Filtern Angebote und Gesuche aufeinander abstimmt.
Content Management
Der Aufbau und die inhaltliche Pflege der Bewerber-relevanten Anschreiben (Einladungen, Absagen, Verträge) werden direkt im System bearbeitet, das hierfür entsprechende Vorlagen auf der Basis von individuellen Bausteinen liefert. Die dynamischen Inhalte werden aktuell ergänzt. Dank der XML-basierten Daten können alle online-verfügbaren Unterlagen jederzeit als anspruchsvoll formatiertes PDF, CD-gerecht und mit eingebetteten Schriften ausgegeben werden.
Künftig wird die Innovex einen wichtigen Teil ihres Workflows verlagern, nämlich die Erfassung der Profildaten. Über ein Bewerberportal werden sich Kandidaten eigenhändig in die Datenbank des Recruitment-Anbieters eintragen und Ihre persönlichen Angaben verwalten. Das erspart dem Unternehmen Aufwand und gewährleistet einen besonders sorgfältig gepflegten und aktuellen Datenbestand. Eine SOAP-Schnittstelle (Simple Object Access Protocol) verarbeitet die Kommunikation zwischen dem Portal und dem Backend-System und gleicht sofort den Datenbestand ab.
Betrieb
Um die Verfügbarkeit der Anwendung rund um die Uhr zu gewährleisten, wird der Server von »Home of the Brave« umfassend betreut und gewartet. Eine "Managed Firewall" und verschiedene VPN-Tunnel (Virtual Private Network) sorgen für die erforderliche Sicherheit von Daten und Systemen. Der Server für das Portal wird von »Home of the Brave« im Rahmen der angebotenen Colocation Services betrieben.
Klare Vorteile für das Unternehmen:
  • kostengünstige ausbaufähige Anwendung
  • alle Workflows werden detailliert und präzise abgebildet
  • mobile Nutzung ermöglicht optimalen Systemeinsatz
  • Garantiert sichere Datenflüsse
  • Verschiedene statistische Auswertungen der Daten möglich
  • minimaler Pflegeaufwand durch Selbstverwaltung der Bewerber
Klare Vorteile für die Nutzer:
  • Homogene Bedienoberflächen mit problemloser Einarbeitung
  • Browser-basierter Zugriff jederzeit und von überall nach Bedarf
  • viel automatisierte Unterstützung für die Mitarbeiter
  • automatisiertes Matching

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